En este post quería contar un relato personal sobre mi experiencia a la hora de trabajar de una forma eficiente y la transformación que he logrado estos últimos años.
Yo me consideré siempre una persona bastante caótica y desordenada. Siempre resolviendo problemas según me llegaban, realizando tareas cuando me tocaba y siguiendo los mismos procesos. Sin pensar en si era necesario todo lo que hacía. Sin pensar en si lo que hacía tenía sentido. Trabajando por inercia.
En Kypseli tenemos muy en cuenta todos los procesos e intentamos optimizarlos para ahorrar tiempo y esfuerzo en nuestras tareas diarias, y así trabajar de manera eficiente. Gracias a nuestra forma de trabajar, y a base de tropezar varias veces (sobretodo al principio), conseguí detectar dos puntos de mejora clave a la hora de encarar un problema:
- Trabajar sobre la marcha. Me ponía manos a la obra sin pararme a planear el camino que iba a recorrer.
- Trabajar como pollo sin cabeza. Trabajaba sin pensar demasiado en el por qué ni el para qué (hablo de esto en este post).
Trabajando sobre la marcha
¿Os ha pasado alguna vez que empezáis una tarea y de repente os dais cuenta de que necesitáis un recurso o cierta información que es imprescindible para la tarea? Bueno, eso, en gran parte de las ocasiones, ocurre porque la tarea no está bien definida y Guillermo habló sobre ello en este post.
¿Os ha pasado alguna vez que termináis una tarea pero luego faltaba otra cosilla por hacer que no se había contemplado? Es decir, que esa tarea no estaba terminada hasta que se daba ese último paso. Deberíamos saber qué es lo que necesitamos de antemano para saber si el resultado final concuerda con lo que queríamos. A eso lo llamamos Definition of Done (y escribiremos sobre ello en un futuro).
¿Os ha pasado alguna vez que empezáis una tarea y no pensáis muy bien cómo la vais a ejecutar, probáis una manera, luego se os ocurre una mejor, la probáis, pero no era como pensabais y volvéis a la anterior, o incluso acabáis llegando a una solución después de dar mil vueltas? A mí también me ha pasado. Esto y todo lo demás. Y, desgraciadamente, no son ocasiones contadas (y os contaré qué hice yo para solucionar este problema).
Todo esto, y el «trabajar sobre la marcha» en general, lleva a malgastar mucho tiempo y esfuerzo. Y todo tiene un punto en común: no analizar la tarea antes de empezar a ejecutarla.
Mi pequeño secreto para empezar a pensar las cosas antes de mancharme las manos: forzarme a analizar cada tarea antes de ponerme a ejecutarla. Fácil, ¿verdad? Pues no tanto.
Integrarlo en el proceso de trabajo
Lo primero que me ayudó a coger el hábito de analizar las tareas antes de ponerme a trabajar fue nuestro proceso de trabajo. Hasta ese momento, mi flujo de trabajo constaba de 3 fases. To do, Doing y Done. El simple hecho de incluir explícitamente una fase de análisis antes de Doing me obligaba a pensar cómo iba a encarar el problema.
Pero ahí no acaba todo. Eso es solamente el principio, darte cuenta del problema. El siguiente paso es saber cómo hacerlo correctamente. Y siento decir que ahí no hay una fórmula mágica. Yo, personalmente, aún a día de hoy siento que hay muchas variables que paso por alto cuando analizo una tarea. Pero con el tiempo y la experiencia, uno aprende a tener en cuenta obstáculos que puedes encontrar mientras trabajas y anticiparte a ello.
El objetivo final de hacer esto es reducir la fase de ejecución y lograr que sea lo más corta posible.
Pequeños tips para un análisis eficiente
Por último, quería dar unos pequeños tips que a mí me han servido para mejorar el análisis de las tareas:
- Revisar dependencias de otras personas. Antes de nada, es muy recomendable pensar en si la tarea requiere de otras personas. En caso afirmativo, es bueno adelantar esas necesidades porque la disponibilidad de esas otras personas puede ser diferente a la nuestra y habrá que cuadrar horarios.
- El uso de checklist. Hacer el ejercicio de desgranar la tarea en pasos más pequeños ayuda enormemente a ver las acciones que se han de tomar para completar la tarea. Al mismo tiempo, se detectan necesidades que sin dar este paso se pueden pasar por alto.
- Saber dónde queremos llegar. Tener claro qué es lo que se necesita de una tarea en concreto es importante para evitar trabajos innecesarios.
- Después de cada tarea, recordar nuestra fase de análisis y pensar si podríamos haber hecho algo para optimizar ese proceso. Esto nos servirá para mejorar en el futuro.
Aún así, es muy fácil volver a caer
Dicho así, parece incluso fácil, ¿verdad? Pensándolo en frío parece sencillo. Pero yo, cada vez que voy a solucionar un problema, tengo el gran impulso de ponerme a ejecutar directamente. Sentimos la necesidad de ver algo materializado cuanto antes. Incluso en el mundo de las startups, son muchísimos los casos en los que se comete el error de hacer un desarrollo completo sin saber qué es lo que se necesita, o pensando que se sabe sin haberlo validado de alguna manera (con todo el coste económico y temporal que supone).
Os animo a analizar los problemas que tengáis antes de lanzaros a solucionarlos. ¡A mí me está dando buenos resultados, incluso en mi vida personal! Si tenéis experiencias similares, comentadme abajo y así compartimos diferentes puntos de vista.
