Hace unas semanas os contaba cómo hacemos en Kypseli para evitar trabajar sobre la marcha. Incluimos un paso de análisis a la tarea antes de empezar a ejecutar. De esta manera, conseguimos un trabajo más eficiente.
Este era uno de los puntos de mejora clave para evitar trabajar por inercia. Sin embargo, había un punto más: Trabajar como pollo sin cabeza.
Todos conocemos la expresión coloquial de «ir como pollo sin cabeza», que se usa para indicar una situación en la que una persona avanza sin saber adónde ni para qué. Esta expresión es aplicable también al trabajo (y a la vida en general). ¡Son tantos los casos de gente trabajando sin un objetivo claro!
En definitiva, trabajando por inercia.
Trabajando como pollo sin cabeza
Con esta expresión, quiero decir que trabajamos sin pensar demasiado en el objetivo de las tareas. A pesar de hacer un análisis previo a la ejecución de una tarea, podemos seguir cometiendo el error de trabajar sin pensar para qué.
¿No os ha pasado alguna vez que no os paráis a pensar cuál es objetivo de una tarea? Por ejemplo, tengo que hacer una web. Me pongo a ello directamente. Le pongo una portada chula y las típicas secciones: producto, nosotros y contacto. Listo. Otro ejemplo, un banner sencillo. Nos ponemos con ello. Características y precio de una oferta. Ponemos el precio para que llame la atención, una imagen bonita y una buena composición. Listo. Pero igual no es lo que necesitábamos en ese momento.
¿No os ha pasado alguna vez que termináis una tarea y os dais cuenta de que el documento redactado lo necesitaremos en un futuro inconcreto (que a lo mejor ni llega)? O peor, ¿que el trabajo realizado no se corresponde con lo que necesitábamos? Por ejemplo, empezamos a definir cómo va a ser todo nuestro producto, todas las funcionalidades que va a tener, cada paso que va a dar el usuario. Pero al final resulta que el usuario quiere simplemente una de esas funcionalidades. Vaya.
Todos estos ejemplos tienen el mismo problema. Y este está un nivel por encima. Incluso antes de ver cómo vamos a encarar la tarea y qué pasos vamos a dar, necesitamos saber para qué hacemos lo que hacemos, e incluso cuestionar si esto es necesario para nuestro objetivo.
No dar este paso lleva a malgastar más tiempo y esfuerzo aún que el «trabajar sobre la marcha». Puede que incluso haya que rehacer todo de cero porque la tarea estaba mal planteada y el trabajo realizado no sirve.
De arriba hacia abajo
Para evitar estos problemas, lo mejor es saber qué queremos hacer y por qué. Es decir, conocer cuál es nuestro objetivo final para saber qué valor aporta lo que hacemos de forma más global.
– ¿Qué camino debo seguir para salir de aquí?
Alicia y el Gato de Cheshire
– Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar.
– No me importa mucho el sitio…
– Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes.
El valor es relativo. Al igual que un producto puede ser valioso para una persona y para otra no, una solución puede ser valiosa o no según el problema y la situación. Para saber qué es valor para nosotros, tendremos que analizar adónde queremos ir. Cuáles son nuestro objetivo y el contexto. A partir de ahí, podremos tomar decisiones que nos lleven a ese objetivo e incluso dividir ese camino en hitos más pequeños.
Planeando el camino a tomar
Una vez definidos nuestros objetivos, ya tenemos una meta y lo único que tenemos que hacer es dibujar el camino que queremos seguir. Cada paso, cada hito, cada tarea, nos ayudará a conseguir nuestros objetivos.
Desde un primer momento, todo empieza por la manera en la que tomamos las decisiones. Si nuestro objetivo está en una isla, no es lo mismo construir un barco cuando has llegado al mar que durante el camino.
Al final, para llegar a nuestra meta tenemos muchas tareas que completar y un tiempo y recursos limitados. Por lo que tendremos que priorizar las tareas más valiosas. Es decir, las que tengan un mayor impacto en el momento correcto para lograr nuestro objetivo.
Integrarlo en el proceso de trabajo
Sin embargo, existe un problema, y es que desde que se decide la importancia de las tareas hasta que se ejecutan, puede pasar un tiempo y puede cambiar (y mucho) el contexto. Por lo que será conveniente hacer el «doble check» e ir revisando esa hoja de ruta y volviendo a cuestionar nuestro camino y nuestras tareas, repriorizando si fuese necesario, siempre con el objetivo en mente.
Cada tarea que completemos, tendrá que ser un paso más para alcanzar nuestra meta. Cada tarea deberá aportarnos valor.
Cómo lo hacemos nosotros
En Kypseli, para comprobar que estamos dando pasos para llegar a nuestro objetivo, medimos indicadores que nos muestran resultados del trabajo que estamos realizando.
Para asegurarnos de que el camino que estamos tomando es correcto, tenemos reuniones semanales para repriorizar las tareas que tenemos, sin dar por hecho que lo que era importante para la semana anterior lo es para esta también.
Por último, incluimos en cada tarea por qué la hacemos. Incluir ese paso adicional y verbalizar el valor que aporta lo que hacemos nos ayuda a recordar nuestro objetivo y cómo lo que hacemos ayuda a cumplirlo.
Motivación = Productividad
Darnos cuenta del valor de lo que estamos haciendo nos ayuda a motivarnos.
Además de evitar dar pasos en falso, ir analizando qué valor aporta cada tarea que realizamos, aumenta la motivación. Como ya comentamos, la motivación es un factor que impulsa la productividad.
Cuando somos conscientes de que el resultado de nuestro trabajo es valioso y vemos cómo este afecta a unos resultados globales, ayuda a que uno se sienta más involucrado en el equipo, impulsando su motivación.
También es muy fácil volver a caer
A pesar de todo, incluso siendo consciente de todo esto, no es difícil volver a caer cuando actuamos por inercia y bajo una rutina. (¿No os ha pasado a todos conduciendo que cogéis una dirección o una salida que soléis coger cuando no toca?)
Personalmente, me queda mucho camino por delante. Aún a día de hoy, me encuentro dando por hecho que una tarea es importante directamente o pasando a una fase de ejecución porque «sé cómo la voy a hacer». Pero si echo la vista hacia atrás, puedo ver una gran mejora. Se trata de una mejora continua para convertir esos pequeños detalles en hábitos. Y ser consciente del problema es el primer paso para lograr el cambio.
Os animo a compartir vuestras experiencias con nosotros para poder observar otros puntos de vista.
