Como ya habíamos hablado en una ocasión anterior, es muy importante tener una visión a medio-largo plazo para saber hacia dónde queremos ir y una planificación que nos asegure que seguiremos el camino marcado. Pero no todo es tan fácil como crear un plan y esperar a que la gente lo lleve a cabo. En este post quiero compartir con vosotros los problemas y retos a los que nos hemos ido enfrentando y las propuestas que hemos puesto sobre la mesa para hacerles frente.
¿Seguro que esto nos lleva en la dirección correcta?
A la hora de realizar la planificación, uno de los primeros problemas que nos encontramos es que no prestábamos atención a nuestra visión a largo plazo. Es decir: que nos lanzábamos a proponer ideas y tareas que llevar a cabo según lo que, a nuestro juicio, era lo más adecuado. Pero no nos planteábamos, para cada una de ellas, cómo encajaba con el rumbo que queríamos seguir. El problema evidente aquí es que creábamos planificaciones pero no teníamos ninguna garantía de que estuviese alineado con el camino de Kypseli.
Nuestra propuesta para hacerle frente fue realizar una pequeña introducción y toma de contexto antes de realizar las planificaciones trimestrales. Básicamente, repasar nuestra misión, visión, factores claves de éxito y mapa de riesgos. Esta estrategia ayudó mucho a poner nuestra mente en un contexto inicial común para todos en base al cual proponer los proyectos y enfoque del trimestre.
Priorizando el día a día… sin el plan
Una vez creada y puesta en marcha la planificación, el siguiente reto apareció en el día a día. En concreto, en nuestras sesiones semanales de priorización. Al igual que ocurría con la visión en el caso anterior, establecíamos prioridades sin tener realmente en mente el plan que habíamos trazado. Nos enfocábamos en lo que en nuestra cabeza debería ser el siguiente paso, sin reflexionar cómo encajaba en el camino global.
De nuevo, decidimos abordar este problema, y en este caso recurrimos a la visualización. El cambio fue tan sencillo, pero eficaz, como marcar en nuestro backlog los proyectos estratégicos (que estaban directamente relacionados a la planificación trimestral) con un color diferente. De esta forma podíamos ver claramente si lo que estábamos trabajando o priorizando realmente estaba alineado con el rumbo del trimestre. Evidentemente, siempre dejando margen para posibles imprevistos o tareas importantes que no estuviesen contempladas dentro del plan.
En especial, me viene a la mente una situación en la que se hace realmente evidente la importancia de repriorizar el día a día: cuando entra un nuevo plan trimestral. Si bien es cierto que habrá puntos que seguirán la línea del trimestre anterior, otros pueden cambiar por completo. Y aquí es donde tener las marcas visuales de los proyectos estratégicos nos ha ayudado mucho. Porque la tendencia natural podría ser la de seguir con las tareas que iban en la línea del trimestre pasado, pero es posible que esas ahora ya ni pertenezcan al grupo de las estratégicas.
“La verdad, se me pasó por completo”
Y llegamos al tercer gran reto que nos encontramos. Aún con el plan en marcha y nuestro sistema de etiquetas, y aunque tras la sesión de planificación trimestral el compromiso era evidente, al cabo de un par de días ya se había diluido por completo. El plan empezaba a olvidarse y nadie le daba un seguimiento real, a pesar de que cada proyecto del plan tenía un responsable asignado.
Si bien es cierto que gracias al sistema de colores de proyectos conseguimos tenerlos más presentes en el día a día, todavía no existía un seguimiento consolidado de los mismos. En concreto, en nuestras reuniones mensuales de seguimiento no era raro encontrarnos con la situación de no saber en qué estado estaba un proyecto concreto; ni si el progreso que compartíamos con el resto (para coordinarnos y organizarnos mejor) era el correcto; o incluso descubríamos que había partes del plan que no se entendían bien o no habían quedado claras. Esto era un problema muy grande ya que tenía que pasar un mes hasta que estos problemas empezasen a aflorar.
En este caso, decidimos hacer un ejercicio de retrospectiva para entender lo que estaba ocurriendo. Salieron tres puntos muy interesantes y cruciales.
Por un lado, el plan no era muy visible y no estaba presente en el día a día. Decidimos darle visibilidad añadiéndolo a nuestras herramientas y nuestro índice de documentación (uno de nuestros puntos de acceso recurrentes) en una posición llamativa.
Por otra parte, aún visibilizando un poco más el plan, estaba el problema de que, en el día a día, nadie se acordaba de revisarlo y actualizarlo. Acordamos que cada uno eligiese el mejor modo de conseguir crear un hábito de revisar y actualizar, de la forma menos forzada posible, el plan. Apuntando a una revisión diaria, si era posible. En mi caso, por ejemplo, decidí crear unas pequeñas alertas todos los días que me recordasen que tenía que revisar el plan. Después de varias semanas, ya lo hago de forma natural y sin prácticamente apoyo de esas alertas.
Por último, nos encontramos con un problema de sentimiento de falta de responsabilidad. Es decir, que no existía una sensación real de que compromiso hacia el cumplimiento de las planificaciones. Diría que el primer punto de inflexión vino en el momento en que pusimos este problema sobre la mesa. Desde el punto de vista de la organización, estamos buscando nuevas formas de que lo que hacemos sea realmente inspirador y motivador para nosotros. Desde el punto de vista individual de cada uno, también estamos trabajando en el desarrollo de habilidades personales que nos ayuden a romper determinadas conductas, cuyo impacto va más allá incluso de Kypseli. Sobre esta parte, algo os ha adelantado mi compañero Hyun en este post y su continuación.
Resumiendo un poco
Mi principal mensaje con este post es: no esperéis que por poner un plan en papel, éste se vaya a cumplir. Eso es solo una pequeña parte del trabajo. El siguiente paso es conseguir que el engranaje que lleva a cabo esa planificación funcione de forma fluida y comprometida. Aunque yo os he contado un poco sobre nuestra experiencia, sobre todo para evitar que caigáis en los mismos errores, os animo a analizar, cuestionar y mejorar vuestra forma de ejecutar las planificaciones.
Y, como siempre, ¡os animo a contarnos vuestra historia o a compartir vuestra opinión!
