Hoy quería hablaros un poco sobre comunicación, ya que está muy presente en nuestro día a día y es vital para que nuestros equipos y organizaciones funcionen de forma eficiente. En concreto me gustaría hablaros sobre la capacidad de sintetizar. Siendo más preciso, la capacidad de síntesis individual. Es decir, cómo cada uno de nosotros elegimos la información más relevante, la ordenamos y comunicamos.
Es habitual olvidarse de mejorar cómo nos comunicamos para garantizar que nuestro interlocutor comprende correcta y eficiente lo que le queremos transmitir. Y es una lástima, ya que detalles como elegir qué información compartimos, cómo la compartimos y qué lenguaje empleamos ofrecen muchas oportunidades de mejora.
¿Cuántos de nosotros no hemos pasado por reuniones interminables? ¿O cuántos no hemos leído emails en diagonal porque eran demasiado largos? Ser capaces de sintetizar la información correctamente nos ayudará, entre otras cosas, a evitar este tipo de situaciones.
Para poneros un ejemplo nuestro: tras una de nuestras reuniones de planificación, y mientras un miembro del equipo resumía lo que habíamos decidido a otro, salieron frases como “hemos priorizado lo más importante” (¡raro sería lo contrario!) o “lo más importante lo hemos puesto arriba” (¿qué es arriba?).
Sintetiza mejor y sé más productivo
¿Por qué hablar sobre algo tan concreto? Porque creo que enfocarnos en mejorar nuestra capacidad de síntesis puede ofrecernos ventajas a muchos niveles. Vamos a ver algunas:
- En primer lugar, ser capaz de eliminar los detalles innecesarios a la hora de comunicarnos nos ayudará a eliminar desperdicios. Por otro lado, facilitará que nuestro interlocutor capte la información de la mejor forma posible, sin centrarse en detalles que no son relevantes.
- Por otro lado, la comunicación está presente en todo nuestro día a día. Desde nuestras conversaciones con los miembros del equipo hasta tener que explicar algo a un cliente o a nuestro mánager. Ser capaces de mejorar esos detalles de comunicación supondrá una mejora global muy relevante.
- También agilizará nuestras reuniones, ya que conseguirá que vayamos más al grano y nos centremos en los detalles más relevantes y de forma ordenada. Y esto es realmente importante ya que es frecuente irse por las ramas y alargar las reuniones de forma poco productiva.
- Además, por debajo, ayudará a mejorar nuestros soft skills. Puede que sea la ventaja menos visible pero es de las más importantes. Por poner algún ejemplo, mejorará nuestra capacidad de empatía. Comunicar una información de forma sintetizada requerirá, en primer lugar, ponernos en la situación de nuestro interlocutor para entender qué detalles son los realmente relevantes para él y qué lenguaje debo emplear para que los entienda. También mejorará nuestra capacidad de colaboración. Si no estoy dispuesto a colaborar, difícilmente podré esforzarme para comunicarme de forma adecuada. Además, como habíamos visto en esta publicación anterior, trabajar estas aptitudes hará que mejoremos nuestra capacidad para ganarnos la confianza de los demás.
- Incluso tiene ventajas laterales como agilizar las sesiones de brainstorming. En ellas primero tenemos una fase de divergencia, de lanzar ideas, que después hacemos converger. Es en esta última etapa donde la capacidad de extraer lo relevante y unir y ordenar las piezas del puzzle nos ayudará enormemente.
Si quieres sintetizar mejor, puedes conseguirlo
En primer lugar me gustaría resaltar que no hay una sola forma de sintetizar información. Puede haber varias formas de sintetizar diferentes y todas ellas válidas. Al final estamos hablando de ser capaces de extraer lo importante y ordenarlo, y habrá formas diferentes de conseguirlo.
El lado bueno es que, al igual que el resto de nuestras capacidades, podemos entrenar nuestra capacidad de sintetizar si le dedicamos el tiempo y esfuerzo necesarios. Poco a poco iremos viendo cómo cada vez nos comunicamos mejor de forma natural.
- Un primer punto en el que podemos enfocarnos es la empatía. Como decía antes, debemos tener muy presente que buscamos contar algo a nuestro interlocutor, y lo más importante es que lo entienda lo mejor posible. Tener esto en mente nos ayudará a escoger la información y lenguaje adecuados.
- Sintetizar bien también requiere mejorar nuestra capacidad de abstracción, ser capaces de elevarnos sobre la información en bruto para ir extrayendo lo más relevante.
- También requiere una cabeza bien amueblada, que sea capaz de ordenar bien las ideas y de pensar antes de hablar. Seguramente nos hayamos encontrado con gente que se lanza a contar sus ideas según vienen a su cabeza. Para esta persona seguramente todo haya tenido sentido pero para nosotros habrá sido un batiburrillo de ideas que tendremos que ordenar antes de entender
- Además, sólo podremos sintetizar mejor si realmente hemos entendido bien la información. Es decir, la capacidad de atención y de separar el grano de la paja es esencial.
- Otra herramienta a nuestro alcance es el feedback. No hay nada mejor que preguntar directamente a nuestro interlocutor para que nos cuente cómo nos hemos comunicado con él. Su opinión es la fuente más fiable para buscar oportunidades de mejora. Incluso podría ser feedback indirecto: gestos de no estar comprendiendo, cortes de la conversación para acelerarla, etc.
Ejercicios para sintetizar que te ayudarán
Quiero presentaros también algunas ideas que podéis aplicar de forma sencilla en vuestro día a día y que a nosotros nos han ayudado a mejorar.
Un primer ejercicio puede ser tan simple como grabar nuestras síntesis o conversaciones más relevantes y luego escucharnos de nuevo. Al verlo desde otra perspectiva, como en tercera persona, nos ayudará a entender realmente qué información compartimos, cómo la ordenamos y cómo la comunicamos.
Otro ejercicio interesante es el de tomar una información concreta y buscar una forma de sintetizarla en pocas palabras. Me viene a la mente el modelo Twitter donde, con 280 caracteres, debemos ser capaces de exponer una idea. El principio es el mismo: forzarnos a extraer lo realmente relevante, ya que no habrá espacio para el resto.
También podríamos ir creando un mapa de etiquetas o un pequeño extracto sobre la marcha. Esto nos ayudará a quedarnos con conceptos clave en vez de repasar la conversación por completo, perdiéndonos en un exceso de información. A la hora de sintetizar tendremos que refinar e hilar esas etiquetas.
Por último, otro ejercicio interesante que llevamos usando ya un tiempo es el de mantener un rol de “sintetizador” en las reuniones. Su objetivo es el de recapitular e hilar la información y decisiones tomadas para asegurar que todos los asistentes están alineados. Sin embargo, el mayor beneficio es que con este ejercicio la persona irá mejorando sus soft skills, lo que afectará al resto de interacciones del día a día. Para asegurar un beneficio para todos es importante que el rol rote entre los miembros del equipo.
Para terminar…
Como veis, la comunicación es muy importante en todos los ámbitos de nuestro día a día. En concreto debemos prestar atención a nuestra capacidad de sintetizar y de las oportunidades de mejora que ofrece. Desde el ahorro de tiempo y malentendidos en cualquier conversación hasta la mejora de nuestra capacidad de empatizar y colaborar.
Espero que este post os haya resultado interesante y os animo a compartir vuestras experiencias y cualquier otra forma que conozcáis para ayudar a mejorar nuestra habilidad de sintetizar.
