Los planes y las planificaciones son necesarios. Nos ofrecen un rumbo marcado y nos ayudan a alinear los esfuerzos y el trabajo en equipo en la misma dirección. El problema más habitual no suele estar en los planes en sí sino en la forma en que se llevan a cabo.
Como diría Hannibal Smith, “me encanta que los planes salgan bien”. ¡Y a quién no! Pero por desgracia todos hemos vivido planes y planificaciones que nunca se llevan a cabo o que, desde un primer momento, están abocados al fracaso. ¿Quién no ha vivido alguna vez un plan con fechas puestas sin tener en cuenta la opinión de quienes realmente lo llevarán a cabo? ¿O el momento en el que nos presentan una planificación semanal o trimestral y asentimos, cuando todo el mundo sabe que no es factible?
En este post quería compartir con vosotros nuestra experiencia personal ya que también hemos (y seguimos) pasado por aquí. Espero que os pueda ayudar, al menos, a evitar errores en los que hemos caído.
Lo que toda planificación debe tener en cuenta
En mi opinión, y en base a los problemas que nos hemos ido encontrado, hay una serie de aspectos mínimos que toda planificación debe tener en cuenta. No importa que sea para decidir el enfoque del trabajo del siguiente sprint o para marcar el rumbo de la estrategia de la organización para este año.
En primer lugar, tenemos que ser conscientes de que las planificaciones deben cambiar y ser revisadas periódicamente. Vivimos en un entorno de constante cambio y gran incertidumbre. Cada vez tiene menos sentido, o al menos menos fiabilidad, realizar predicciones a varios años vista. Todo a nuestro alrededor cambia cada poco y aparecen nuevas variables que no habíamos tenido en cuenta o resultados diferentes a los esperados. Por eso debemos revisar y adaptar nuestras planificaciones de forma periódica. Tienen que ser coherentes con el contexto en todo momento.
Por otro lado, deben tener un responsable. Si un plan queda en el aire, hay una alta probabilidad de que se vaya olvidando o incluso de que no se lleve a cabo. ¿Os suena de algo la situación de “hay que hacer….X” o “tendríamos que hacer…X”, pero luego X nunca se hace porque “yo creía que lo harías tu”? Es importante que al realizar planificaciones, fijemos responsables de las mismas (o de las partes que la compongan) para velar por su cumplimiento. Ojo, porque aquí me estoy refiriendo a velar por ellas, no tener que llevar a cabo esa parte del plan ni “estar por encima de los que llevan a cabo esa parte”.
En concreto, a nosotros esto todavía nos sigue pasando. Teníamos planes sobre la mesa que después se quedaban en el aire. Bien porque nadie los revisaba, o lo hacía una vez al mes, o porque ni siquiera teníamos claro quién tenía que echarles un ojo. Aunque ya hemos dado un gran salto y las mejoras son notables, aún nos queda mucho camino por delante.
También tienen que ser ambiciosos, pero realistas. Que no nos hagan caer en la complacencia o el estancamiento, que nos lleven a dar lo mejor de nosotros, pero al mismo tiempo que tengan sentido. Como consejo, creo que es tremendamente importante contar con la opinión de la gente que vaya a llevar a cabo el plan durante la planificación del mismo.
Y por último, y no por ello menos importante, tienen que ser medibles. De alguna forma tenemos que comprender el avance. Si el plan está yendo bien o no. Poner métricas puede resultar muy complicado, sobre todo al principio, pero os animo a hacer el esfuerzo. Es mejor tener una mala métrica, y apuntar a mejorarla, que no tener ninguna e ir a ciegas.
Nuestras planificaciones
Voy a contaros cómo realizamos las planificaciones. En concreto me voy a centrar en la parte estratégica. Es decir: desde que fijamos un rumbo para la organización en un periodo determinado hasta el despliegue y puesta en marcha de dicha estrategia.
Aunque nuestro caso es el de una organización pequeña, los principios son adaptables y aplicables a otras escalas.
Nosotros trabajamos con un sistema de OKRs. No voy a explicarlo porque ya se ha hablado mucho sobre ello. Para quienes no estén muy familiarizados, se trata de un modelo donde establecemos unos objetivos (O), es decir, qué queremos conseguir, y unos resultados clave (KRs) que nos llevarán a ellos, es decir, el cómo.
En nuestro caso, empezamos estableciendo una guía y un rumbo común para toda la organización. Lo hacemos de forma anual. A principio de año nos reunimos y, teniendo en cuenta el contexto de Kypseli, los factores clave de éxito y nuestra misión y visión establecemos un objetivo o rumbo anual a seguir. Por ejemplo: conseguir visibilidad en el entorno startup en Madrid.
Después, al principio de cada trimestre, realizamos una sesión donde establecemos los objetivos y el camino ideal (¡recordad que va a cambiar!) para cada una de las áreas de Kypseli (marketing, finanzas, ventas, etc.) durante los siguientes meses. Estos objetivos se fijan siempre teniendo en cuenta el objetivo anual así como nuestra misión, visión y valores.
Para cada objetivo, además, fijamos una serie de resultados clave que, de cumplirse, darían como resultado la consecución del objetivo. Cada uno de estos resultados clave lleva asociada algún tipo de métrica que nos permita conocer su estado y un responsable encargado de velar por su avance y cumplimiento.
Además de los objetivos derivados de la organización, cada uno de nosotros fija una serie de objetivos personales, también alineados, que contribuyan al resultado global. En organizaciones con una jerarquía más marcada es una muy buena forma de conseguir que no todos los objetivos vayan de “arriba hacia abajo” y permitir que la gente que mejor conoce el día a día también pueda poner en marcha sus propias iniciativas.
Una vez al mes realizamos una sesión de seguimiento. En ella revisamos el progreso y realizamos los reajustes que puedan ser necesarios. Además, y lo más importante, hablamos sobre posibles bloqueos y problemas y coordinamos los siguientes pasos para asegurar que cumplimos los objetivos de forma conjunta.
Y en el día a día, los miembros del equipo, y en particular los responsables de cada resultado clave, dan un seguimiento y velan por su avance y por llevar a cabo las adaptaciones que sean necesarias.
Resumiendo un poco
Los planes son muy importantes para alinear los esfuerzos de todos en la dirección correcta. A menudo las planificaciones dan lugar a planes poco realistas o que se ponen en marcha y se van diluyendo a medida que pasa el tiempo Por eso es importante prestarles atención y tomarnos el tiempo de definirlos y ponerlos en marcha de forma adecuada. Al menos, asegurarnos de que tengan un responsable para velar por su cumplimento, de que haya una forma de medirlos para conocer su progreso y de que se revisen y adapten de forma periódica.
Y por esta ocasión, lo dejo aquí. Si alguien estuviese especialmente interesado en conocer más en detalle cómo implementamos el sistema de OKRs, por favor, avisadme y estaré encantado de hacer un post más detallado. Y como siempre, ¡estaré encantado de conocer vuestras experiencias y os animo a compartirlas para ayudar a los demás!
