Si prestamos atención a nuestras reuniones posiblemente descubramos que hay mucho espacio de mejora para evitar desperdicios. ¿Os suenan de algo esas sesiones en las que empezamos hablando de un tema y se acaban alargando varias horas? ¿O las reuniones donde al cabo de un tiempo la gente desconecta y deja de prestar atención?
En este post os cuento un pequeño añadido que podéis incluir en vuestras reuniones de forma sencilla para multiplicar la productividad de vuestras sesiones y mejorar las habilidades de los miembros del equipo.
En concreto me voy a centrar en tres puntos clave que suelen pasarse por alto: el tiempo, el foco en el objetivo y el trabajo en equipo. Vamos a ver cómo introduciendo 3 roles en vuestras reuniones conseguiréis proteger estos pilares y hacerlas más dinámicas y productivas.
Uno para todos y todos para uno
Nuestro día a día, por lo general, requiere que colaboremos y trabajemos en equipo con otras personas. Y para que estas relaciones con los demás funcionen bien debemos respetarlos y aprender a valorar su forma de trabajar y sus opiniones.
Y en nuestras reuniones no tiene por qué ser menos. Debemos animar a la gente a participar en la toma de decisiones y a tener en cuenta su punto de vista. No solo conseguiremos una colaboración más sana y tomaremos mejores decisiones sino que, al involucrar al resto, mejoraremos la capacidad de concentración en la sesión.
Aquí es donde entra nuestro primer rol: el “dinamizador”. Durante las reuniones se encargará de animar a todos a participar, se asegurará de que cada uno puede exponer su punto de vista y de que se respeten los turnos de palabra.
Como efecto lateral, también conseguiremos mejorar nuestras habilidades interpersonales ya que pasar por este rol nos pondrá en la situación de prestar atención a cómo interaccionamos entre nosotros y a ser cada vez más conscientes de las faltas de respeto y el nivel de colaboración real entre nosotros.
¡No perdamos el foco!
Cuando nos reunimos es para algo. Tenemos un objetivo. Idealmente, una o varias decisiones que tomar. Pero es muy frecuente que el objetivo se diluya a medida que avanza la sesión y que acabemos hablando de otros temas. Como resultado, no sólo se alargan las reuniones, sino que, en ocasiones, ¡incluso no llegamos a cumplir nuestro objetivo al final de la sesión!
Para evitar esto, podemos introducir un segundo rol: el “acelerador de las decisiones”. Su función será la de estar pendiente al progreso de la reunión y enfocarla hacia el objetivo real.
En nuestro caso, hemos definido 3 puntos principales donde interviene este rol:
- Al principio de la reunión, para garantizar que todo el mundo entiende el objetivo de la misma.
- Durante el transcurso, asegurándose de que mantenemos el foco en cumplir el objetivo. Para evitar irnos por las ramas, el acelerador debe encauzar educadamente la conversación. Si salen temas importantes pero que no tienen nada que ver, será el responsable de aparcarlo para hablarlos en otro momento.
- A final de la sesión, para hacer un pequeño resumen (muy muy breve) de las decisiones tomadas. De nuevo, para asegurar que todo el mundo está alineado con el resultado de la sesión.
Al igual que en el caso del rol anterior, introducir esta dinámica también nos ayudará a mejorar nuestro trabajo en el día a día. En concreto, nos hará más conscientes de la importancia de mantener el foco. De trabajar con unos objetivos claros y así evitar desperdicios, como ya os contábamos en este otro post.
Tic, tac
El tiempo es un recurso crítico. No podemos fabricarlo, y lo necesitamos para absolutamente todo. Y si lo vemos desde el punto de vista más materialista, el tiempo generalmente se acaba traduciendo en dinero. Por eso, aprender a respetarlo y a darle la importancia que merece es crucial. Ser capaces de establecer y respetar correctamente el tiempo de las reuniones es un arte que, una vez dominado, nos aportará enormes beneficios.
Y aquí es donde entra nuestro último rol: el “vigilante del tiempo”. Su misión es la de estar pendiente al tiempo fijado para la sesión y asegurar que se respete. Irá avisando al resto sobre el tiempo disponible. Existe una sinergia interesante con el “acelerador de las decisiones” ya que ambos trabajan codo a codo para garantizar que se cumple el objetivo de la reunión en el tiempo establecido.
En este caso, el principal aporte al desarrollo de nuestras habilidades está relacionado con la interiorización de la importancia del tiempo. Y no me refiero solo al tiempo propio. Si fijamos una reunión de media hora, que se acaba alargando a dos horas, no sólo estamos invirtiendo nuestro tiempo sino también el de los demás. Y debemos respetarlo. Ellos pueden tener otros compromisos, que podrían ser más importantes que los nuestros y de los que son responsables. No debemos caer en el pensamiento de “como he fijado yo la reunión, tengo carta blanca y puedo disponer del resto lo que necesite”.
Algunos consejos finales
Recapitulando un poco, hemos hablado de que las reuniones suelen ser un buen punto a revisar para mejorar nuestra productividad. En concreto, os he recomendado fijar tres roles en vuestras reuniones: el “dinamizador”, para fomentar la colaboración; el “acelerador de las decisiones”, para mantener el foco en los objetivos; y el “vigilante del tiempo”, para asegurar que se respetan los límites de tiempo establecidos.
Como consejo adicional, os diría que estos roles deben rotar entre los miembros del equipo. Como hemos visto, cada uno de ellos nos ayuda a mejorar ciertas habilidades que pueden traer grandes beneficios a medio y largo plazo.
Otra pregunta que suelen hacerme es, ¿por qué no lo simplificamos y ponemos un solo rol? Porque es muy complicado que una sola persona pueda prestar atención a la reunión y al mismo tiempo a las otras tres partes. Es mejor dividir las responsabilidades para que sean más llevaderas y eficaces.
También me gustaría animaros a personalizar los roles. Dadles vuestros propios nombres, usad juguetes, etc. ¡Lo que prefiráis! Lo que importa es el propósito que hay detrás.
Por último, algo que nos ha pasado también es que, al principio, fijamos los roles pero la gente no les hacía mucho caso. En nuestro caso identificamos que el problema podría venir de que, al ser algo nuevo, la gente no recordaba que durante la reunión tenía que estar pendiente a un detalle en concreto. Con el objetivo de facilitar la incorporación para convertirla en un hábito recurrimos a la visualización. Me refiero a usar algún elemento visual (en nuestro caso unos pequeños carteles) que nos recuerden el rol que ejercemos dentro de la reunión.
Y dicho todo esto, espero con ganas vuestros comentarios y experiencias personales. No solo sobre el mecanismo de los roles, sino también sobre cualquier otra mejora a las reuniones que os gustaría compartir.
