Seguramente alguna vez os hayáis encontrado inmersos en la realización de una actividad, con la sensación de que no existiese nada más alrededor y que lo único importante fuese alcanzar el objetivo esperado tras su finalización, perdiendo incluso la noción del paso del tiempo. Este estado mental se conoce como “estado de flujo” y nos hace ser mucho más productivos.
Si bien el estado de flujo puede experimentarse en la realización de cualquier tipo de actividad, para los trabajadores del conocimiento, cuya principal herramienta de trabajo es la mente, con la labor de generar con ella nuevas ideas y resolver problemas, se acentúa aún más la importancia de mantener este estado mental, ya que permitirá a la mente estar enfocada completamente en la tarea que se esté llevando a cabo.
Como trabajador del conocimiento y persona que se distrae fácilmente con el vuelo de una mosca, llevo un tiempo buscando los aspectos necesarios para que, en mi caso, pueda alcanzar y mantener el estado de flujo con mayor facilidad.
Si queréis saber cuales son, ¡Os animo a continuar leyendo!
La motivación y el valor
Todos sabemos que, cuando estamos motivados por hacer algo, no nos resulta complicado ponernos con ganas manos a la obra. La motivación es un ingrediente principal para poder alcanzar el estado de flujo.
Personalmente, cuando me siento más motivado es cuando comprendo el valor que mi trabajo aportará una vez esté realizado. Este valor puede venir en forma de mejoras para el cliente, o el equipo, o también de los conocimientos que adquiero y que me permiten, tanto a mí como al resto del equipo, seguir mejorando. De esto me di cuenta cuando en alguna ocasión, el hecho de no comprender el valor aportado por algunas tareas causaba que mi motivación por realizarlas fuese mucho menor.
Para comprender el valor que aporta una tarea, primero es imprescindible conocer cuál es el objetivo de la misma. Como Hyun comentaba hace poco en su post de Trabajar por inercia ll, debemos evitar trabajar como “pollos sin cabeza”, sin pensar en el objetivo y sin comprender el “para qué” de lo que hacemos. En Kypseli, para cada tarea y antes de comenzar a trabajar, marcamos un checkbox donde indicamos que hemos comprendido el valor que aportará cuando la terminemos. Puede parecer muy simple, pero los beneficios que tiene son enormes, ya que nos permite pararnos a pensar antes de lanzarnos a trabajar sin comprender el valor de la tarea. ¡Os propongo añadir este requisito a vuestros Definition Of Ready!
Por otro lado, somos humanos y es normal que tengamos días en los cuales nuestro estado de ánimo nos impida trabajar motivados. Cuando me pasa esto, trato de comunicarlo al resto del equipo, e intento, en la medida de lo posible, retomar el trabajo cuando me encuentro más animado. Para que esto sea posible, es necesario que el equipo cuente con confianza y transparencia para poder expresar abiertamente sus estados de ánimo y ofrecer la flexibilidad necesaria.
Evitar la multitarea
Estoy convencido de que alguna vez os ha pasado que, habiendo muchas cosas sobre la mesa, termináis cayendo en la tentación de hacer multitarea. Al querer abarcar varias tareas al mismo tiempo, lo que habitualmente termina ocurriendo es que se nos haga aún más difícil llevarlas a cabo que si las hiciésemos una a una.
Mi experiencia me ha demostrado que, haciendo multitarea y debido a los cambios de contexto al cambiar de una tarea a otra, se hace muy complicado trabajar en estado de flujo. Esto se agrava cuanto más diferente sea una tarea de otra.
Mi consejo es evitar la multitarea, realizando las tareas una a una por orden de prioridad. Por este motivo, es imprescindible que todo el equipo vele por que las tareas estén correctamente priorizadas.
El espacio de trabajo
Hace un tiempo trabajaba en un espacio de coworking en donde era bastante común que la gente hablase alto. Esto causaba que se hiciese bastante complicado poder concentrarse en lo que se estaba haciendo. Finalmente opté por trabajar con música, aunque es posible que este remedio no sea para todos los gustos.
Aunque a veces podamos pasarlo por alto, la realidad es que el espacio de trabajo juega un papel fundamental para poder lograr el estado de flujo y es importante velar porque sea el adecuado. Además del ruido, existen factores como la comodidad de nuestro asiento, la temperatura ambiental y la altura de los monitores que, entre otros, influyen en que trabajemos más a gusto y por tanto con una mayor facilidad de concentración.
Evitar las interrupciones
“¡Dame un segundo!”, “¡Un momento!”. Estoy seguro que todos hemos echado mano de alguna de estas frases cuando un compañero nos ha interrumpido mientras estábamos inmersos en la realización de alguna actividad. Cuando nos interrumpen, es difícil mantener la concentración en lo que se está haciendo y alcanzar el estado de flujo se vuelve prácticamente imposible.
Para minimizar las interrupciones, es importante que cada miembro del equipo sea consciente del estado de flujo de los demás y que este ha de ser respetado. En Kypseli, cada uno de nosotros indicamos al resto del equipo cuando estamos ocupados con una tarea individual, para que no se le interrumpa a no ser que sea realmente necesario.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que hay tareas que se realizan de forma colaborativa y que, por tanto, son susceptibles a que sea necesaria una comunicación fluida entre varios miembros del equipo. En estos casos lo ideal es encontrar un balance entre comunicaciones y tiempo de trabajo individual. Resolver los puntos comunes en reuniones planificadas con antelación, puede ayudar a organizar el trabajo de cada uno y así reducir las interrupciones. Es importante que las reuniones sean productivas, para minimizar las dudas que puedan surgir después y que pueden terminar convirtiéndose en interrupciones.
Las notificaciones de las aplicaciones, tanto del teléfono como del ordenador, también nos pueden interrumpir y dispersar fácilmente. Para evitarlo, yo suelo habilitar únicamente las notificaciones de las aplicaciones necesarias para la tarea que esté llevando a cabo en ese momento y deshabilitar el resto.
Una práctica común es mantener habilitadas las notificaciones de las aplicaciones de mensajería con el resto del equipo, para poder responder rápidamente a compañeros en caso de que necesiten algo. Inicialmente yo también hacía esto, lo cual terminaba derivando en frecuentes interrupciones. Terminé dándome cuenta de que no hay nada tan urgente como para tener que enviarlo mientras se está en estado de flujo y que, en caso de haberlo, la persona que lo necesite acabará viniendo personalmente a pedírmelo. En caso de equipos en remoto, una buena opción es mantener un canal de comunicación siempre activo para posibles urgencias. Por ejemplo, el teléfono móvil.
Para terminar…
En este post he compartido con vosotros aspectos que, personalmente y en base a mi experiencia personal, me funcionan para facilitar la aparición del estado de flujo en mi día a día.
Cada persona es diferente, por lo que estoy convencido de que muchos de vosotros tendréis en cuenta otros aspectos para facilitar la aparición de este valioso estado mental. ¡Estaré encantado de conocerlos!, por lo que os animo a compartirlos en la sección de comentarios, al igual que cualquier duda o pregunta que podáis tener 🙂
