Poner en marcha un negocio desde cero, y más con el alto componente de innovación que implican las startups, no es tarea fácil. Y no somos superhumanos, por lo que seguramente necesitaremos apoyo en algún momento. Y una de las decisiones a las que nos enfrentaremos será si externalizar el trabajo o contratar a alguien interno.
A lo largo de este post compartiré con vosotros las experiencias, dudas y reflexiones de algunos emprendedores y agencias respecto a la externalización de servicios. El objetivo no es dar una respuesta concreta a la pregunta, ya que cada proyecto es un mundo, sino más bien poner sobre la mesa algunos aspectos a considerar a la hora de subcontratar.
Proteger el núcleo del negocio
Cualquier tarea es susceptible de ser externalizada, pero debemos prestar especial atención al núcleo de nuestro negocio. Aquello que, de sufrir algún problema, podría tener un impacto crítico para el negocio. Incluso, aunque decidamos subcontratar alguna parte, lo más recomendable es invertir en alguien interno que tenga el conocimiento y control sobre esta parte.
Es importante mencionar, eso sí, que a veces consideramos clave aspectos que realmente no lo son. Debemos hacer un ejercicio de reflexión para evaluar el riesgo de cada parte del negocio para detectar lo que realmente es clave. Por ejemplo: uno de los casos que salieron durante las conversaciones fue el de un banco. A simple vista podríamos pensar que la seguridad es una parte clave del núcleo del negocio. Pero curiosamente salió el caso de una organización en la que lo realmente crucial era que saliesen billetes de los cajeros (por el impacto que ello tendría) mientras que la seguridad estaba subcontratada.
Ser claros con las expectativas
A la hora de subcontratar podemos hacerlo de muchas formas. ¿Me interesa más una relación a largo plazo y que el proveedor se integre en mi empresa o contratar un trabajo puntual? ¿Estoy buscando gente que haga el trabajo sin más o que participe de forma activa y tome decisiones?
Antes de empezar a buscar un proveedor sería interesante dedicar algo de tiempo a esclarecer qué necesitamos realmente. Evitaremos así situaciones inesperadas y problemas en el futuro para ambas partes.
Mantener el conocimiento de forma interna
Aunque decidamos subcontratar, es importante que busquemos la mejor forma para que el conocimiento se quede dentro de la startup. Aquí se nos presentan diferentes alternativas que van desde realizar una correcta transferencia de conocimiento al finalizar el trabajo hasta solicitar documentación de lo más importante. Sería recomendable tratar este tema con el proveedor de antemano para evitar sorpresas al final del trabajo.
Gestionar correctamente la rotación
Otra preocupación frecuente, sobre todo al trabajar con agencias, es qué ocurre si de repente me cambian a las personas que estaban trabajando con mi equipo. ¿Tengo que volver a empezar de cero con alguien nuevo? De igual forma, ¿qué ocurre si alguna de las partes no se siente cómoda?
De nuevo, lo ideal en este caso es tratar este tema de antemano con el proveedor. Minimicemos el riesgo buscando personas a las que realmente les motive el trabajo que van a realizar. Hablemos sobre la posibilidad de cambiar a la persona asignada en caso de que alguna de las partes no se sienta satisfecha. Cualquiera de estos cambios supondrá una ventaja tanto para la startup (mejor ambiente, mejor calidad del trabajo) como para el proveedor (mayor satisfacción de empleados y menor rotación).
Diferencias entre un contrato laboral y mercantil
Si bien es cierto que en un primer vistazo los precios de la subcontratación pueden parecer mayores, hay ciertos aspectos de los contratos mercantiles que podemos aprovechar.
En primer lugar, la tranquilidad de que en un contrato mercantil pueda figurar un alcance definido (no así en uno laboral). Además, la flexibilidad de cambiar entre diferentes picos o volúmenes de trabajo, sobre todo si externalizamos a una agencia. Incluso, a nivel de costes, debemos tener en cuenta que un trabajador es más que su salario bruto: seguros sociales, indemnizaciones a futuro, riesgos laborales, etc.
Como anotación sobre este último punto, quiero comentar que los seguros sociales, indemnizaciones, etc. son muy necesarios. La reflexión se enfoca más en que, en determinadas situaciones, puede ser mejor no ocuparnos nosotros de estos temas y delegarlos en un tercero (de ahí que su tarifa aparente ser más alta).
Adaptación al día a día de la startup
Otra de las preocupaciones a la hora de incorporar a perfiles externos es cómo incorporarlos de forma eficiente en nuestro flujo de trabajo. En primer lugar, por evidente que suene, debemos asegurarnos de que el proveedor está dispuesto a hacer esto. Por otro lado, una buena inversión sería preparar un pequeño onboarding adaptado para el proveedor y tipo de trabajo que asegure una integración fluida. También podemos apuntar a proveedores recurrentes que estén más abiertos a volver a trabajar con nosotros, evitando así onboardings continuos a diferentes personas.
Diferentes husos horarios e idioma
Trabajar con proveedores en otras zonas horarias puede tener ventajas, como el precio, pero también inconvenientes, como la necesidad de tener un proceso de trabajo optimizado para equipos en remoto. También nos podemos aprovechar de estas diferencias. Por ejemplo: aunque mi empresa esté en Europa, si uno de mis mercados principales es Japón podría buscar perfiles allí que me ayuden a conseguir una mejor integración en dicho país.
Sea como sea, es importante analizar los pros y contras de las diferentes alternativas antes de empezar a buscar un proveedor.
Las necesidades de una startup
Una startup es un ente vivo y que cambia constantemente. Pone en marcha una idea, la valida, la remodela, y plantea nuevos casos. Está en un ciclo constante de aprendizaje, cambio e incertidumbre.
Por eso es importante contar con un proveedor que realmente entienda y comparta esta necesidad de flexibilidad y adaptación. Que esté familiarizado con el concepto de MVPs e iteraciones. Que se centre en buscar la mejor forma de validar ideas al menor coste posible.
Nuevas formas de aprendizaje
Una de las ventajas estratégicas que podríamos aprovechar de la subcontratación es la formación. Es decir: contratar a algún especialista externo que nos apoye de forma puntual, al mismo tiempo que ayudamos a nuestro equipo interno a mejorar y pasar al siguiente nivel.
Uno de los ejemplos clásicos en startups de base tecnológica es encontrar perfiles técnicos senior. Si esta es nuestra situación, y para poder avanzar, podríamos plantearnos trabajar con perfiles más junior y buscar apoyos de perfiles más senior de forma más puntual aunque no sean internos al equipo.
Poder contar con el proveedor a futuro
El entorno del emprendimiento está marcado por la incertidumbre. Nunca sabemos lo que pasará en el futuro. Es posible que tengamos picos de carga inesperados o incluso que algún miembro del equipo decida abandonar el proyecto.
Poder crear una relación de confianza con un proveedor a largo plazo puede ayudarnos a reducir estos riesgos. Y aquí hay un trabajo bidireccional. Del proveedor, para que realmente quedemos satisfechos con el trabajo realizado; y de la startup, para asegurar que el proveedor está cómodo y quiere seguir trabajando con nosotros.
Asegurar el encaje cultural
Conseguir un proveedor que encaje con nuestros valores es realmente importante. Cómo somos y cómo actuamos se materializa en el servicio prestado y el producto creado, que impacta directamente en nuestros clientes. Si somos una startup con un fuerte componente de impacto social y el principal foco de nuestro proveedor es ganar dinero, seguramente esa mentalidad se traslade a nuestro servicio y no encaje con la imagen que queremos transmitir.
Y el primer paso para asegurar que encajamos es, cómo no, tener claros nuestra visión y valores. Es decir: en qué queremos convertirnos y cómo vamos a hacerlo. Qué comportamientos queremos y cuáles no queremos en nuestra startup.
Dudas sobre el trabajo a realizar
Es habitual que nos encontremos dudas al externalizar un trabajo cuyo dominio va más allá de nuestro conocimiento. ¿Cuál es el coste que puede tener un proyecto así? ¿Cuánto suele llevar habitualmente?
Como startup nos toca aprender continuamente. Por suerte a día de hoy la información es muy accesible y siempre podemos formarnos un poco antes de dar el paso. O, incluso mejor, aprovechar el ecosistema colaborativo de los emprendedores y apoyarnos en otras personas que nos arrojen un poco más de luz. Incluso, tratar este tema abiertamente con nuestro proveedor y que nos explique con un poco de detalle su propuesta, consideraciones y decisiones tomadas.
Que se integre en mi negocio
Busquemos idealmente proveedores que veamos que hacen el esfuerzo de entender nuestras necesidades y adaptarse a ellas. Evitemos los “lo mejor es rehacerlo de cero” sin más. Que no busquen lo más cómodo para ellos sino lo que más sentido tenga para nuestra startup. Que se pongan en nuestra perspectiva a la hora de tomar decisiones.
Buscar un proveedor de confianza
Como emprendedores pasaremos por un camino emocional muy marcado por los altibajos, la frustración, la preocupación, etc. Nos enfrentaremos a nuevos retos cada día que requerirán toda nuestra atención y capacidad.
Y por eso es importante contar con un proveedor de confianza. Con alguien que nos haga sentir tranquilos. Que no tengamos que estar pendientes para que las cosas salgan adelante. Que nos permita centrar todos nuestros esfuerzos en poner en marcha otros aspectos del negocio.
Y una buena vía para ver cómo podría ser la relación con un proveedor podría ser tomar un café juntos. Mantener una conversación distendida, al igual que hacemos con una persona a la que acabamos de conocer, puede ayudarnos a ver detalles sobre si congeniamos o no.
Para terminar
Espero que la información de este post pueda ser de ayuda a la hora de considerar ciertos aspectos a la hora de externalizar servicios. Como podéis ver, al igual que ocurre al contratar a una persona para nuestro equipo, debemos hacer un trabajo inicial para definir claramente qué externalizar y bajo qué condiciones. Y esta pequeña inversión nos ayudará a sacar el máximo provecho a la colaboración.Por último, agradecer también el apoyo de Startup Galicia para organizar el evento así como a todos los asistentes por su participación, por compartir sus experiencias y por haber contribuido a unas sesiones tan amenas.
